Tipps für eine professionelle E-Mail-Signatur

Eine gut gestaltete E-Mail-Signatur ist ein unverzichtbarer Teil der geschäftlichen Kommunikation. Durch die Informationen am Ende einer E-Mail wird dem Empfänger klar, wer die Nachricht gesendet hat, und es wird einfacher, den Kontakt fortzusetzen. Im privaten Bereich ist die Angabe von Informationen in der Signatur freiwillig, jedoch gibt es für geschäftliche E-Mails gesetzliche Vorgaben, an die sich Absender halten müssen.

Was gehört in eine E-Mail-Signatur?

Eine gut gestaltete E-Mail-Signatur enthält alle relevanten Kontaktdaten, ist klar strukturiert, auf das Wesentliche reduziert und hinterlässt beim Empfänger einen individuellen Eindruck des Absenders. Mit der Integration von Logos kann die Signatur auch zur Förderung der Markenidentität genutzt werden. Welche Informationen in der Signatur enthalten sein sollten, hängt davon ab, ob es sich um private oder geschäftliche Kommunikation handelt.

Private Signaturen

Obwohl private E-Mail-Signaturen keine rechtlichen Vorgaben erfüllen müssen, bieten sie eine gute Gelegenheit, dem Empfänger alternative Kontaktmöglichkeiten aufzuzeigen oder persönliche Projekte, wie z.B. einen eigenen Blog, zu präsentieren. Mögliche Elemente einer privaten E-Mail-Signatur können sein:

• Vor- und Nachname
• Telefonnummer (Festnetz oder mobil)
• E-Mail-Adresse
• URL der persönlichen Website
• Links zu sozialen Netzwerken oder anderen Online-Profilen

Ergänzende Elemente wie Zitate, Lebensweisheiten, Lieblingssprüche oder Bilder sind zwar weit verbreitet, sollten aber mit Vorsicht und abhängig vom Adressaten verwendet werden. Während solche Zusätze im privaten Umfeld oft positiv aufgenommen werden, können sie in formellen Situationen – etwa bei Bewerbungen oder in der Kommunikation mit Behörden – unpassend wirken und möglicherweise Verwirrung stiften.

Rechtliche Anforderungen für geschäftliche E-Mail-Signaturen

Seit dem 1. Januar 2007 gelten geschäftliche E-Mails, wie auch postalische Briefe, offiziell als Geschäftsbriefe. Daher müssen E-Mails, die von im Handelsregister eingetragenen Unternehmen versendet werden, bestimmte gesetzliche Informationen enthalten. Zu den rechtlich erforderlichen Angaben gehören:

• Offizieller Firmenname sowie Rechtsform entsprechend dem Handelsregister
• Vollständige Adresse des Unternehmens, die für den Empfang von Post oder Rechtsdokumenten genutzt werden kann
• Registergericht und Handelsregisternummer
• Namen der Geschäftsführung, gegebenenfalls auch des Vorstands und des Aufsichtsratsvorsitzenden

Zusätzlich sollten Mitarbeiter ihre Funktion im Unternehmen und individuelle Kontaktdaten angeben, um die Kommunikation zu erleichtern.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit in der E-Mail-Signatur für optionale Elemente wie den Unternehmensslogan oder einen Claim zu nutzen. Manchmal werden auch Informationen über spezielle Angebote oder Rabatte in die Signatur eingebunden, um beim Empfänger dazu zu werben. Allerdings sollte hierbei jedoch bedacht werden, dass der Hauptzweck der Signatur die Bereitstellung von Kontaktdaten ist und sie nicht übermäßig werblich wirken sollte, um den Empfänger nicht zu überfordern. Besonders nützlich sind hingegen Hinweise auf aktuelle Betriebsinformationen, wie etwa geplante Schließzeiten während Urlaubs- oder Betriebsferien.

Weitere Angaben, die in geschäftlichen E-Mails zunehmend verwendet werden, sind die sogenannten Disclaimer.

Diese E-Mail kann vertrauliche und/oder gesetzlich geschützte Informationen enthalten. Wenn Sie nicht der bestimmungsgemäße Adressat sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, unterrichten Sie bitte den Absender und vernichten Sie diese E-Mail. Anderen als dem bestimmungsgemäßen Adressaten ist untersagt, diese E-Mail zu speichern, weiterzuleiten oder ihren Inhalt auf welche Weise auch immer zu verwenden.

Sie kommen hauptsächlich im US-amerikanischen Raum vor, da dort andere rechtliche Vorgaben einzuhalten sind. Solche Hinweise mögen zwar beeindruckend klingen, haben aber in Deutschland keine rechtliche Bindung und können daher ohne Bedenken weggelassen werden. Ein Disclaimer in einer E-Mail verleiht dem Absender keine zusätzlichen rechtlichen Vorteile, die nicht ohnehin schon durch geltende Gesetze abgesichert wären.

Wie sollte eine E-Mail-Signatur gestaltet sein?

Eine professionelle E-Mail-Signatur zeichnet sich durch eine klare Struktur, gute Lesbarkeit und einen seriösen Auftritt aus. Um dies zu erreichen, sollte das Design dezent und funktional sein, sodass die wichtigen Informationen leicht erfasst werden können.

Im nachfolgenden Beispiel sehen Sie eine Signatur, die zwar alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben einer geschäftlichen E-Mail erfüllt, deren unübersichtliche Gestaltung jedoch das Lesen für den Empfänger unnötig erschwert.

Durch den Einsatz von Absätzen kann die Lesbarkeit einer E-Mail-Signatur deutlich verbessert werden. Des Weiteren kann die Lesbarkeit mit vertikalen Trennlinien zwischen den einzelnen Information optimiert werden. Dies schafft eine klarere Struktur. Die meisten bekannten E-Mail-Programme, wie Outlook, Thunderbird, etc., bieten ausreichend Platz für die Signatur, sodass typografische Leerflächen problemlos integriert werden können, um die Lesbarkeit zu fördern.

Folgt man diesem Ansatz, dann kann die Signatur wie folgt optimiert und übersichtlicher gestaltet werden:

Der gezielte Einsatz unterschiedlicher Schriftarten sowie variierender Farben und Schriftgrößen kann ebenfalls dazu beitragen, die Lesbarkeit einer E-Mail-Signatur zu verbessern. Da das menschliche Auge besonders auf Kontraste reagiert, können Sie durch eine geschickte Formatierung bestimmte Informationen aus den restlichen Angaben hervorheben. Allerdings gilt auch hier: Zurückhaltung ist der Schlüssel. Zu viel Variation kann schnell unübersichtlich wirken.

Es ist außerdem wichtig, dass formatierte E-Mail-Signaturen entweder im Rich-Text-Format oder als HTML-Nachricht erstellt werden. Im Gegensatz zu reinen Text-Signaturen kann es jedoch bei formatierten Varianten passieren, dass einige E-Mail-Programme die Formatierung nicht korrekt darstellen. Daher sollte eine neue Signatur vorher immer in verschiedenen E-Mail-Programmen getestet werden, um sicherzustellen, dass sie überall wie gewünscht angzeigt wird.

Damit Sie beim Empfänger keinen unprofessionellen Eindruck hinterlassen, ist es ratsam, bei der Farbwahl auf eine dezente Farbparlette zurückzugreifen und maximal ein bis zwei unterschiedliche Schriftarten zu verwenden. Ein übertrieben kreatives Design erschwert nicht nur die Lesbarkeit der E-Mail-Signatur, sondern kann auch schnell überladen und im schlimmsten Fall unpassend wirken. Absender solcher E-Mails setzen sich dem Risiko aus, als unprofessionell oder unseriös wahrgenommen zu werden. Die Einbindung des Corporate Designs (Unternehmensfarben oder firmeneigene Schriftarten) kann zwar in bestimmten Fällen hinsichtlich der Markenidentität sinnvoll sein, jedoch sollte man ein Design, wie im folgenden Beispiel, vermeiden.

Mögliche zusätzliche Design-Elemente

Viele Unternehmen integrieren in ihre E-Mail-Signaturen auch grafische Elemente wie Firmenlogos oder andere visuelle Komponenten, um den Wiedererkennungswert der Marke zu steigern. Des Weiteren kann das Hinzufügen eines Fotos des Absenders der E-Mail eine persönlichere Note verleihen. Allerdings wird dieser gestalterische Aufwand nicht immer von allen Empfängern positiv aufgenommen. Zudem kommt es des Öfteren vor, dass E-Mail-Programme Schwierigkeiten mit der Darstellung solcher Elemente haben. Obwohl das HTML-Format optisch ansprechende E-Mails ermöglicht, können diese fehlerhaft angezeigt oder im schlimmsten Fall sogar als Spam eingestuft und aussortiert werden. Dadurch besteht die Gefahr, dass wichtige Informationen übersehen werden. Doch selbst wenn alles korrekt dargestellt wird, können HTML-E-Mails dennoch problematisch sein, da jede Grafik die Datenmenge erhöht und somit mehr Speicherplatz verbraucht.

Fazit

Eine gut gestaltete E-Mail-Signatur ist wichtig für die geschäftliche Kommunikation und dient nicht nur der Identifikation des Absenders, sondern auch der Kontaktpflege. Während private E-Mail-Signaturen flexibler gestaltet werden können, unterliegen geschäftliche Signaturen gesetzlichen Vorgaben, die bestimmte Informationen erfordern, um rechtlichen Standards zu genügen.

Die Struktur und Gestaltung einer E-Mail-Signatur sollten klar und übersichtlich sein, um eine einfache Lesbarkeit zu gewährleisten. Wichtige Informationen wie Kontaktdaten und Firmenangaben sollten prominent platziert werden, während übermäßige kreative Gestaltungselemente vermieden werden sollten, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Grafische Elemente wie Logos können zur Markenidentität beitragen, jedoch können technische Probleme bei der Darstellung auftreten, die die Kommunikation stören.

Insgesamt spielt die E-Mail-Signatur eine wesentliche Rolle in der geschäftlichen Korrespondenz und sollte mit Bedacht und unter Berücksichtigung der jeweiligen Kommunikationsform gestaltet werden.

FAQ - Häufig gestellte Fragen